Regolamento Proposta e Gestione Eventi

REGOLAMENTO INTERNO PER LA GESTIONE DI EVENTI LUDICI

Il presente regolamento è stato redatto dal direttivo dell’A.C. GDRFantasy allo scopo di creare una gestione ottimale delle risorse impegnate nella creazione di eventi ludici in nome e per conto dell’associazione stessa.

Definizioni

1. Tipologia di eventi:

1.1. Eventi ludici in cui non è richiesto l’utilizzo di alcuna risorsa economica, sia in entrata che in uscita, ma solamente del logo e del nome dell’associazione; tali eventi saranno di seguito definiti “semplici”;

1.2. Eventi ludici in cui è richiesto, oltre all’uso del logo e del nome dell’associazione, anche una parte di risorse economiche sia in entrata che in uscita; tali eventi saranno di seguito definiti “economici”.

2. Tipologia di risorse

2.1. Umane: lo staff che gestirà e seguirà l’evento per tutta la sua durata e manterrà i rapporti con eventuali istituzioni o enti.

2.2. Economiche

2.2.1. Entrate: tutte le somme percepite o riscosse durante l’evento da parte dell’Ass. a qualsiasi titolo così classificate

2.2.1.1. E1: somme derivanti da iscrizioni all’Ass.;

2.2.1.2. E2: somme derivanti da iscrizioni all’evento;

2.2.1.3. E3: somme derivanti da donazioni;

2.2.2. Uscite: tutte le somme che l’associazione dovrà versare o pagare a fronte di titoli di spesa così classificate:

2.2.2.1. U1: somme versate per attività di promozione e marketing (volantini, locandine, gadget, ecc...)

2.2.2.2. U2: somme versate per attività di logistica quali affitti, vitto, alloggio, materiali, viaggi con mezzi pubblici o con titolo di viaggio ecc...

2.2.2.3. U3: somme versate per imposte o bolli

2.2.2.4. U4: somme versate per spese di viaggio chilometriche con mezzo proprio

2.2.2.4.1. Per tali spese, non essendoci alcun titolo, dovrà essere presentato un prospetto con evidenziato il tragitto, i chilometri percorsi (andata e ritorno), il relativo importo spettante sarà calcolato sulle tabelle del portale “Via Michelin”

2.2.2.4.2. Tragitti inferiori a 10 km dalla propria abitazione all’evento non saranno rimborsati 2.3. Logistiche: location per l’organizzazione dell’evento e per il pernottamento dei coordinatori

2.4. Promozionali e marketing: gadget, volantini, locandine per attività promozionale dell’evento e dell’Associazione

Gestione eventi semplici

L’organizzazione e gestione di tali eventi comporta, per l’Ass., la concessione in uso del proprio logo e del proprio nome da esporre nella location dell’evento.

Viene stabilito che l’organizzazione di tali eventi dovranno seguire la seguente procedura:

1. Solamente un socio ordinario o gold dell’Ass. in regola con il pagamento delle quota, socio da più di 1 anno o con almeno 2 partecipazioni alle convention potrà organizzare e gestire l’evento

2. Il socio che volesse organizzare eventi “semplici” dovrà richiedere autorizzazione al Direttivo sull’uso del logo e del nome dell’Ass. stessa almeno 30 gg prima dell’inizio.

2.1. Tale autorizzazione potrà essere richiesta utilizzando e compilando l’apposito modulo presente sul sito o chiedendo in lista soci.

2.2 Ogni materiale digitale o cartaceo su cui compare il logo e/o il nome dell’associazione deve essere sottoposto per verifica e conferma al direttivo.

3. Nel modulo di richiesta dovranno obbligatoriamente indicati almeno i seguenti punti:

3.1. Nomina del Coordinatore dell’evento che dovrà essere obbligatoriamente un socio dell’Ass.

3.2. Eventuale nomina di Vice-Coordinatore e di altri membri dello staff

3.3. Data di inizio e fine evento

3.4. Luogo dell’evento

3.5. Materiali necessari

3.6. Descrizione sintetica delle finalità dell’evento

4. Il direttivo dovrà esprimere il proprio giudizio in 10 gg dal ricevimento della richiesta e comunque entro 05 gg dalla data dell'evento

4.1. In caso di mancata risposta da parte del Direttivo, varrà la regola del tacito-assenso.

5. Al termine dell’evento, il Coordinatore dovrà redigere un breve rapporto descrittivo dell’evento, compilando il modello apposito(quello strutturato già per altri eventi fatti) allegando materiale foto/video ai fini pubblicitari e di promozione associativa.

5.1. Tale rapporto potrà essere inviato al direttivo mediante mail

6. E’ fatto obbligo al Coordinatore (ed in sua assenza al Vice-Coordinatore, se nominato) la presenza durante lo svolgimenti dell’evento.

7. Durante l’evento, il coordinatore si impegna a non effettuare alcuna raccolta fondi.

8. Per questo evento non è previsto nessun tipo di rimborso spese.

Gestione eventi economici

L’organizzazione e gestione di tali eventi comporta, per l’Ass. le seguenti concessioni: Gestione del logo e del nome da esporre nella location dell’evento;

Gestione di fondi con flussi sia in entrata che in uscita.

Per tale motivo, l’Ass. ha deliberato le seguenti norme di gestione a cui tutti i soci che vorranno organizzare simili eventi dovranno attenersi.Tipologia di eventi economici :

1. Eventi con donazione fissa(es. Donazione fatta da un ente committente per l'organizzazione dell'evento) da ora in poi definiti “con donazione”

2. Eventi con donazione variabile(es. Fiere o manifestazioni in cui è possibile effettuare raccolta fondi) a ora in poi definiti “senza donazione”

Norme Generali :

1. Solamente un socio ordinario o gold dell’Ass. in regola con il pagamento delle quota potrà organizzare e gestire l’evento obbligatoriamente un socio dell’Ass.da più di 1 anno(o partecipato almeno a 2 conv).

2. Il socio che decidesse di organizzare tale evento dovrà creare un proprio staff composto almeno dalle seguenti figure:

2.1. Coordinatore: avrà la responsabilità completa dell’evento e di tutte risorse come precedentemente descritto e ne risponderà al Direttivo in persona obbligatoriamente un socio dell’Ass.da più di 1 anno(o partecipato almeno a 2 conv).

2.2. Vice-Coordinatore: è un socio in regola con la quota ed è designato dal Coordinatore per attuare le sue direttive del Coordinatore e sostituirlo in sua assenza(diverso dal Coordinatore)

2.3. Tesoriere: è designato dal Coordinatore all’interno del suo staff ed avrà il compito di gestire le risorse economiche dell’evento

2.4. Segretario: è designato dal Coordinatore all’interno del suo staff ed avrà il compito di gestire i rapporti con le istituzioni, gli enti e di redigere i rapporti preliminare e finale

2.5. Le figure del Tesoriere e del Segretario possono essere ricoperte, ognuna dal Coordinatore e dal suo Vice.

3. Il Coordinatore dovrà, prima di richiedere autorizzazione al Direttivo, preparare una relazione preliminare in cui vengano indicati almeno i seguenti punti

3.1. Risorse umane impegnate o da impegnare (lo staff)

3.1.1. Nominativo del Coordinatore


3.1.2. Nominativo del Vice-Coordinatore

3.1.3. Nominativo del Tesoriere

3.1.4. Nominativo del Segretario

3.1.5. Nominativi di altri collaboratori dello staff

3.1.6. Per ogni figura in staff dovrà altresì essere fornito il codice fiscale (per eventuali rimborsi spese)

3.2. Risorse economiche impegnate o da impegnare:

3.2.1. In entrata: previsione di introiti da donazioni e/o iscrizioni e modalità di raccolta e deposito fondi o in caso di evento “con donazione” l'entità della donazione concordata;

3.2.1.1. Tale punto non è vincolante ed è istituito solo a fini statistici.

3.2.2. In uscita: preventivi o previsioni di spese per vitto, alloggio, viaggio, marketing, ecc... con relativa descrizione;

3.2.3. Relativamente alle risorse economiche in uscita, il Coordinatore dovrà specificare, nel caso di fatture o ricevute nominative, se saranno intestate all’Ass. o a lui stesso;

3.3. Risorse Logistiche

3.3.1. Data di inizio e fine evento

3.3.2. Luogo dell’evento

3.3.3. Luogo e durata del pernottamento (se previsto)

3.3.4. Modalità di gestione dei pasti(se previsto)3.3.5. Descrizione sintetica delle finalità dell’evento

3.3.6. Descrizione delle attività svolte all’interno dell’evento

3.4. Risorse promozionali e di marketing

3.4.1. Modalità di promozione e pubblicità dell’evento

3.4.2. Modalità di promozione dell’Ass. all’interno dell’evento (gadget, stendardi, vele, ecc...)

3.5. Quota percentuale per L'Ass.

3.5.1. Il Coordinatore garantisce l'entrata per l'Ass. Di almeno il 10% del totale incassato al netto delle entrate E1.

3.6. Rimborsi Spese

3.6.1. In caso di Evento “con donazione” il Coordinatore e lo staff saranno tenuti a rispettare come limite massimo di spesa il netto della donazione decurtato della Quota percentuale come da punto 3.5 e 3.5.1. Ogni altra spesa eccedente tale limite non sarà rimborsata dall'Ass.

3.6.2. In caso di Evento “senza donazione” il Coordinatore e lo staff saranno rimborsati se e solo se ci siano effettivamente entrate economiche giustificate da ricevute firmate dal coordinatore o il suo vice durante l'evento e comunque decurtate della Quota percentuale come da punti 3.5 e 3.5.1.

4. Termini per l’autorizzazione

4.1. La presentazione del rapporto preliminare dovrà essere presentato al Direttivo dell’Ass. almeno 60 gg prima dell’inizio dell’evento.

4.2. Tale autorizzazione deve richiesta utilizzando e compilando l’apposito modulo presente in home page del sito e di cui si riporta qui il LINK diretto.(creare modulo??)

4.3. Il Direttivo dovrà esprimere il proprio giudizio in 10 gg dal ricevimento della richiesta e comunque entro gg 05 dalla data dell'evento

4.4. Non varrà la regola del tacito-assenso.

5. Gestione dell’evento

5.1. Il coordinatore, durante l’evento, dovrà garantire le seguenti condizioni:

5.1.1. Tenuta di un comportamento consono e rispettoso;

5.1.2. Organizzare gli eventi come da programma rispettando date ed orari;

5.1.3. Garantire la presenza di almeno un membro dello staff durante lo svolgimento dell'evento.

5.1.4. Garantire la sorveglianza e custodia della cassa senza mai abbandonarla;

5.1.5. Garantire l’emissione di ricevute fiscali per le donazioni e/o iscrizioni all’evento o all’Ass. (queste ultime facendo compilare l’apposito modulo con consenso al trattamento della privacy) catalogando le ricevute rilasciate con la modalità di seguito descritta.

5.1.6. Garantire la pulizia degli ambienti al termine dell’evento;

6. Rendicontazione

6.1. Il coordinatore assieme al tesoriere dovranno redigere un bilancio dell’evento con le modalità di seguito descritte ed utilizzando l’apposito modulo(quello usato già per eventi).

6.2. Classificare tutte le ricevute e/o fatture sia in entrata che in uscita utilizzando i codici precedentemente evidenziati (E1, E2, E3, U1, U2, U3 e U4)

6.3. Calcolare la somma totale incassata in contanti.

6.4. Detrarre da tale somme le entrate E1 le quali dovranno essere versate interamente sul c/c dell’Ass.

6.5. Calcolare il residuo

6.6. Calcolare la quota percentuale come da punto 3.5 e 3.5.1 la quale dovrà essere versata interamente sul c/c dell' Ass.

6.7. Calcolare le somme in uscita di tipo U1, U2 e U3 (tutte quelle con un titolo di spesa)

6.8. Verificare che l’importo di tali uscite possano essere coperte dal residuo di cassa

6.8.1. Nel caso in cui siano coperte, detrarre dal residuo tale somma

6.9. Calcolare il residuo

6.10. Calcolare le somme in uscita di tipo U4 (senza titolo di spesa)

6.11. Verificare che l’importo di tali uscite possano essere coperte dal residuo di cassa

6.11.1. Nel caso in cui siano coperte, detrarre dal residuo tale somma

6.12. Redazione di una breve relazione dell’evento allegando materiale foto/video ai fini pubblicitari e di promozione associativa.

6.13. Trasmissione del bilancio al Direttivo per inserimento in contabilità dell’Ass.

6.14. Trasferimento dell'intero incasso sul c/c dell’Ass.

6.15. Il Direttivo provvederà ai rimborsi dopo approvazione definitiva del bilancio dell'evento come dai punti 7.1, 7.2, 7.3

7. Rimborsi spese

7.1. Il Direttivo, una volta ricevuto il rendiconto dell’evento, avrà 20 gg di tempo per approvarlo o per chiedere integrazioni, modifiche o correzioni al Coordinatore.

7.2. Nel caso in cui il bilancio si chiuda in positivo o in pareggio il Direttivo approverà il tutto ed iscriverà il totale nel proprio bilancio.

7.3. Nel caso in cui il bilancio si chiuda in negativo, il Direttivo si riserva il diritto ad approvare solo parte dei rimborsi o a bocciarli in toto.

7.3.1. L’approvazione di tali rimborsi spese dovrà avvenire entro 20 gg

7.3.2. Il Direttivo imporra la sospensione dei rimborsi nei seguenti casi:

7.3.2.1. Mancata risposta del Coordinatore ad integrazioni, modifiche o correzioni del rendiconto

7.3.2.2. Fondi insufficienti nei c/c dell’Ass. con il limite minimo di fondi stabilito in € 500,00

7.3.3. Il Direttivo rimborserà le spese applicando le seguenti priorità:

7.3.3.1. Uscite con titolo di spesa documentato

7.3.3.2. Uscite senza titolo di spesa documentato

7.4. Nel caso in cui il Direttivo non possa rimborsare parte delle spese sostenute ed approvate dal Direttivo, lo stesso Direttivo proporrà al Coordinatore ed all’intero staff, di utilizzare tali somme per:

7.4.1. Iscrizioni all’Ass.

7.4.2. Eventi o covention

7.4.3. Gadget

8. Gestione dell’immagine dell’associazione

8.1 Ogni materiale digitale o cartaceo su cui compare il logo e/o il nome dell’associazione, o comunque esposto in relazione all’evento come associabile all’immagine dell’associazione deve essere sottoposto per verifica e conferma al direttivo.